機密文書管理

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文書保管コストが大幅に削減し、オフィス空間の有効活用につながります!

機密文書を外部保管する事には、管理コストの削減、機密文書の保全対策のほか、事務所スペースの有効活用、災害対策など多くのメリットがあります。アウトソーシングのメリットとして、下記のような点があげられます。

メリット1 無駄を省いて社内コスト削減!

書類専用倉庫保管しているため、文書保管コストが大幅に削減できます。またオフィスにおいて、社員が必要な文書を探す時間も短縮することができます。
また保存年限切れの文書の廃棄が徹底できるので、無駄なスペースコストがかかりません。


メリット2 圧迫されていたオフィス空間を有効活用!

文書箱を保管していたスペースが空き、オフィス空間を有効活用することが可能です。
また、防災、防犯など万全な管理体制なので、保管から廃棄まで一元管理できます。


メリット3 一元管理で作業効率がアップ

必要な時に必要な文書がタイムリーに閲覧可能なので、文書整理・検索による労働時間が削減できます。また、社員が個人で管理していた情報を共有化するだけで、担当者不在時の対応もスムーズにでき、仕事の効率化につながります。ファイリングにより仕事の整理・体系化もでき、業務全体の効率UPという効果も生まれます。


メリット4 セキュリティが向上!情報漏えいの心配なし

業務上の書類整理・重要文書/個人情報が含まれる文書などの区分管理などにより、文書の紛失や誤廃棄といった事故発生の可能性を低減することができます。


文書を自社保管する場合に想定される問題点

  • 文書保管をテナントビル内で行なっているため、地価コストが高くなる
  • 文書箱がオフィススペースを圧迫する
  • 必要文書の検索に手間がかかり、作業のたびに時間のロスが大きい
  • 担当者がいないと検索できない
  • 転勤、退社などで担当者が変更する際に、引継ぎ不備でトラブルが発生する可能性がある

ビジネスサポートは必要なサービスをワンストップで提供します。記録の保管、バーコードによる管理ISMS認証登録された安心なセキュリティシステム安全な破棄・溶解サービス。中央倉庫の機密文書管理は高度なセキュリティと充実したサービスでお客様の記録・文書を保管致します

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